Подрядчик для корпоратива: площадка,
питание, программа, фотозона, звук, ведущий -
мероприятие под ключ!
питание, программа, фотозона, звук, ведущий -
мероприятие под ключ!
Как сэкономить на площадке на новогодний корпоратив?
Декабрь – самый авральный месяц в ивент-индустрии, все компании хотят провести лучший праздник и сделать это в самом выгодном бюджете. Львиная доля которого приходится именно на питание и аренду локации, давайте посмотрим, как выбрать площадку максимально выгодно
для компании.
для компании.
Выбор площадки для новогоднего мероприятия: на что обратить внимание?
1. Даты.
Практически все подрядчики, и площадки в том числе, делают динамическую шкалу тарифов в декабре. Традиционно 2я и 3я пятница декабря будут самыми дорогими для организации новогоднего корпоратива. Остальные дни будут дешевле. До 12 декабря цены будут существенно ниже, понедельники, вторники и среды также позволят сделать сумму более оптимальной.
2. Комплектация.
Сравнивайте площадки с учетом всех опций, которые заложены в стоимость. Обращайте внимание включены ли:
- клининг,
- гардероб,
- охрана,
- парковка,
- мебель (какая и в каком количестве).
Если вы сравните стоимость ресторана и стоимость аренды лофта без мебели для проведения новогоднего корпоратива, скорее всего лофт будет более выгодным. Но если посмотрите на общие цифры проведения мероприятия, может оказаться, что с учетом довоза мебели и дополнительных расходов, лучше брать площадку, где уже все есть.
3. Оборудование.
Здесь подход из предыдущего пункта может сыграть с вами злую шутку. Зачастую, когда площадка говорит “у нас все оборудование включено в аренду” – это означает только то, что все, что есть на площадке из оборудования доступно. Клиент же в этот момент слышит “все оборудование для мероприятия уже есть”. Это не так. На площадке может стоять самый простой звук: две колонки и один микрофон, который максимум обеспечит работу ведущего.
Для музыкального сета во время новогоднего корпоратива, особенно для кавер-группы, этого не просто недостаточно, это не подходит. Нужно отключить, подвинуть в сторону, привезти проф аппаратуру. Поэтому вопрос по оборудованию, всегда прорабатывайте и считайте детально, желательно с техническим специалистом.
4. Алкоголь и пробковый сбор. Самый выгодный вариант для клиента: площадка без пробкового сбора. Когда вы можете привезти свой алкоголь, в любом количестве.
Не все площадки дают такую опцию, альтернативы:
- пробковый сбор: фиксированная сумма за гостя и неограниченный завоз алкоголя,
- заказ по банкетному меню площадки: вы берете алкоголь у площадки по специальному меню, цены в нем ниже ресторанных, но выше цен у дистрибьютеров,
- сплит-заказ: часть берет у площадки по их ресторанному ценнику, часть собственного алкоголя.
Здесь нужно брать в руки калькулятор, рассчитывать каждый кейс конкретно и смотреть какой вариант для вас более выгодный. Но лучше поискать площадку без “пробки”.
1. Даты.
Практически все подрядчики, и площадки в том числе, делают динамическую шкалу тарифов в декабре. Традиционно 2я и 3я пятница декабря будут самыми дорогими для организации новогоднего корпоратива. Остальные дни будут дешевле. До 12 декабря цены будут существенно ниже, понедельники, вторники и среды также позволят сделать сумму более оптимальной.
2. Комплектация.
Сравнивайте площадки с учетом всех опций, которые заложены в стоимость. Обращайте внимание включены ли:
- клининг,
- гардероб,
- охрана,
- парковка,
- мебель (какая и в каком количестве).
Если вы сравните стоимость ресторана и стоимость аренды лофта без мебели для проведения новогоднего корпоратива, скорее всего лофт будет более выгодным. Но если посмотрите на общие цифры проведения мероприятия, может оказаться, что с учетом довоза мебели и дополнительных расходов, лучше брать площадку, где уже все есть.
3. Оборудование.
Здесь подход из предыдущего пункта может сыграть с вами злую шутку. Зачастую, когда площадка говорит “у нас все оборудование включено в аренду” – это означает только то, что все, что есть на площадке из оборудования доступно. Клиент же в этот момент слышит “все оборудование для мероприятия уже есть”. Это не так. На площадке может стоять самый простой звук: две колонки и один микрофон, который максимум обеспечит работу ведущего.
Для музыкального сета во время новогоднего корпоратива, особенно для кавер-группы, этого не просто недостаточно, это не подходит. Нужно отключить, подвинуть в сторону, привезти проф аппаратуру. Поэтому вопрос по оборудованию, всегда прорабатывайте и считайте детально, желательно с техническим специалистом.
4. Алкоголь и пробковый сбор. Самый выгодный вариант для клиента: площадка без пробкового сбора. Когда вы можете привезти свой алкоголь, в любом количестве.
Не все площадки дают такую опцию, альтернативы:
- пробковый сбор: фиксированная сумма за гостя и неограниченный завоз алкоголя,
- заказ по банкетному меню площадки: вы берете алкоголь у площадки по специальному меню, цены в нем ниже ресторанных, но выше цен у дистрибьютеров,
- сплит-заказ: часть берет у площадки по их ресторанному ценнику, часть собственного алкоголя.
Здесь нужно брать в руки калькулятор, рассчитывать каждый кейс конкретно и смотреть какой вариант для вас более выгодный. Но лучше поискать площадку без “пробки”.
5. Зонирование. При выборе площадки для новогоднего корпоратива всегда учитывайте формат мероприятия. Для банкетной рассадки нужно больше места, для фуршетной – меньше. Если у вас есть зоновые активности, учитывайте, что их нужно поставить и застроить. Подумайте о том нужна ли вам зона регистрации гостей, велком-зона. Площадь арендуемого зала напрямую влияет на стоимость, поэтому сразу оценивайте насколько площадка подходит под ваш новогодний корпоратив.
6. Монтаж и демонтаж. Если ваше новогоднее мероприятие предполагает сложный и долгий завоз оборудования, обязательно учитывайте хватит ли арендного времени /обычно это сутки или чуть меньше суток/ для того, чтобы все поставить и убрать. Уточняйте у площадки во сколько вы можете начинать монтироваться и когда должны закончить демонтаж. Многие площадки берут дополнительный сбор за часы раннего заезда и выезда.
7. Количество гостей. Часто, когда клиенты направляют запрос на новогоднее мероприятие – они не знают точное количество участников, в расчет идут цифры прошлого года или приблизительное среднее количество. После создаются списки, опросы, и цифра не редко получается ниже той, что мы заложили в расчеты.
Наша рекомендация: идите от минимальных значений при заказе фуршета, обязательно проговорив, что количество гостей может быть увеличено за две недели до ивента. После, “подбив списки”, можно будет увеличить количество или оставить изначальный заказ.
Но не при каких обстоятельствах – не экономьте на еде, ее минимальный выход в граммах должен быть: 900 г на гостя для фуршета, 1100 г на гостя для банкета.
6. Монтаж и демонтаж. Если ваше новогоднее мероприятие предполагает сложный и долгий завоз оборудования, обязательно учитывайте хватит ли арендного времени /обычно это сутки или чуть меньше суток/ для того, чтобы все поставить и убрать. Уточняйте у площадки во сколько вы можете начинать монтироваться и когда должны закончить демонтаж. Многие площадки берут дополнительный сбор за часы раннего заезда и выезда.
7. Количество гостей. Часто, когда клиенты направляют запрос на новогоднее мероприятие – они не знают точное количество участников, в расчет идут цифры прошлого года или приблизительное среднее количество. После создаются списки, опросы, и цифра не редко получается ниже той, что мы заложили в расчеты.
Наша рекомендация: идите от минимальных значений при заказе фуршета, обязательно проговорив, что количество гостей может быть увеличено за две недели до ивента. После, “подбив списки”, можно будет увеличить количество или оставить изначальный заказ.
Но не при каких обстоятельствах – не экономьте на еде, ее минимальный выход в граммах должен быть: 900 г на гостя для фуршета, 1100 г на гостя для банкета.
Надеемся, наши советы принесут пользу при выборе площадки на новогодний корпоратив.
А если вам потребуется помощь с организацией корпоративного мероприятия пишите на info@woodbind.ru либо:
А если вам потребуется помощь с организацией корпоративного мероприятия пишите на info@woodbind.ru либо:
Оставьте заявку, мы перезвоним в течение 10 минут
Чтобы познакомиться и обсудить организацию вашего мероприятия
